Adjoint(e) aux projets – produits architecturaux

Description

Le titulaire du poste est responsable d’assurer le support administratif à son équipe de ventes – Produits architecturaux. Il constitue le point central entre le processus de vente, de l’installation, de la facturation et du service à la clientèle de l’entreprise. Il est responsable de la précision du processus de commande, de la facturation et de la planification des opérations d’installation chez le client. Au besoin, il réalise différentes tâches cléricales requises pour l’ensemble de l’organisation. Au besoin, il réalise différentes tâches cléricales requises pour l’ensemble de l’équipe cloisons.

Responsabilités

• Effectuer la préparation, la validation, la vérification et l’entrée de données relative aux soumissions, procéder les commandes chez les fournisseurs ainsi que toutes les étapes nécessaires à la réalisation des contrats de vente;
• Assurer la liaison, la communication ainsi que le respect des échéanciers entre les intervenants impliqués dans chaque projet à l’aide de son tableau de suivi des commandes;
• Réaliser la coordination requise entre le client, le représentant et les divers départements tels que l’installation, l’entrepôt, les dessinateurs, la comptabilité ainsi que les manufacturiers;
• Effectuer le suivi des appels de service, rédiger la correspondance requise et transmettre l’information pertinente aux clients et intervenants internes;
• Gérer le programme de maintenance;
• Participer à la préparation des propositions budgétaires et la présentation pour le client;
• Réaliser les activités administratives requises une fois les dossiers fermés ainsi que toutes les validations nécessaires à la précision des commandes et de la facturation;
• Travailler en étroite collaboration avec son équipe de ventes au niveau du service à la clientèle (contact constant avec les divers clients);
• Participer aux diverses réunions de son département ainsi qu’avec son équipe de travail;
• Réaliser toutes activités connexes que le titulaire du poste est raisonnablement en mesure d’accomplir.

Diplôme / formation académique requise

• Diplôme d’études secondaires (DES) ou encore professionnelles (DEP) en bureautique ou l’équivalent.

Expérience spécifique requise

• Expérience au niveau du design ou de l’architecture
• Expérience de travail dans un environnement de vente ou de bureau à un poste administratif;
• Minimum de cinq (5) années d’expérience dans un poste administratif;

Habiletés manuelles et/ou techniques recherchée

• Maîtrise excel de niveau intermédiaire
• Habileté à entrer en relation avec les autres et à remettre en question les demandes qui lui sont faites;
• Maîtrise du Français et de l’Anglais tant à l’oral qu’à l’écrit

Qualités personnelles recherchées

• Entregent, sens des responsabilités et grande autonomie sont des qualités essentielles pour ce poste;
• Grand sens de l’organisation et habileté démontrée dans la gestion des priorités;
• Avoir une bonne capacité à gérer son stress et un bon sens de la planification;
• Préférence pour le travail d’équipe et la collaboration avec une équipe multidisciplinaire.